Jak zaplanować zapas palet przed sezonowym wzrostem sprzedaży?

Dlaczego palety powinny znaleźć się w planie sezonowym?

W wielu przedsiębiorstwach zarządzanie zapasami koncentruje się na produktach, komponentach i materiałach opakowaniowych. Palety są traktowane jako zasób pomocniczy, choć bez nich wysyłka może okazać się niemożliwa.

Zbyt niski poziom zapasów powoduje:

• zatrzymanie kompletacji,
• opóźnienie załadunku,
• konieczność zamówienia droższego transportu ekspresowego,
• wykorzystywanie niewłaściwych albo uszkodzonych nośników,
• problemy z dotrzymaniem terminów dostaw.

Nadmierny zapas również generuje koszty. Palety zajmują powierzchnię, wymagają prawidłowego składowania i blokują miejsca potrzebne na produkty. Dlatego zarządzanie zapasami palet powinno prowadzić do znalezienia poziomu, który zabezpiecza sprzedaż bez niepotrzebnego przeciążania magazynu.

Określ zużycie palet w sezonie

Podstawą planowania jest prognozowanie popytu. Nie należy jednak kopiować bezpośrednio prognozy sprzedaży, ponieważ jeden produkt nie zawsze odpowiada jednej palecie.

Trzeba ustalić:

• ile zamówień firma spodziewa się w danym okresie,
• ile produktów mieści się na jednej palecie,
• jaki odsetek wysyłek jest realizowany w pełnych jednostkach paletowych,
• ile nośników wraca od odbiorców,
• jaka część zostaje uszkodzona lub wycofana,
• czy sezon zmienia strukturę sprzedawanego asortymentu.

Przykładowo firma planuje wysyłać 400 zamówień dziennie. Po przeliczeniu okazuje się, że do ich obsługi potrzeba średnio 280 palet. Jeżeli 10% konstrukcji wraca do obiegu, a 5% zostaje odrzuconych podczas kontroli, rzeczywiste dzienne zapotrzebowanie na nowe nośniki będzie inne niż sama liczba wysyłek.

Planowanie zapasów powinno opierać się na danych z poprzednich sezonów. Warto porównać:

• prognozę z rzeczywistą sprzedażą,
• liczbę pobranych palet,
• liczbę zwrotów,
• liczbę nośników uszkodzonych,
• niezrealizowane lub pilne dostawy.

Takie dane pokazują, czy wcześniejszy zaplanowany poziom zapasów był wystarczający.

Oblicz minimalny zapas

Minimalny zapas to liczba palet potrzebna do utrzymania pracy do czasu przyjazdu kolejnej dostawy. Jego wysokość zależy od dziennego zużycia oraz terminu realizacji zamówienia przez dostawcę.

Najprostszy model wygląda następująco:

Jeżeli firma zużywa 280 palet dziennie, a czas dostawy wynosi cztery dni robocze:

Oznacza to, że minimalny zapas odpowiadający samemu okresowi oczekiwania wynosi 1120 sztuk. Nie uwzględnia on jeszcze opóźnienia transportu, skoku sprzedaży ani zwiększonej liczby uszkodzeń.

Przy planowaniu należy stosować dane z okresu sezonowego, a nie średnią z całego roku. Jeżeli poza sezonem zużycie wynosi 150 sztuk dziennie, obliczony na tej podstawie zapas minimalny nie zabezpieczy wysyłek przy niemal dwukrotnie większej sprzedaży.

Minimalny zapas powinien być aktualizowany, gdy zmienia się:

• liczba zamówień,
• struktura produktów,
• czas realizacji dostawy,
• liczba odzyskiwanych palet,
• częstotliwość dostaw.

Dodaj zapas bezpieczeństwa

Zapas bezpieczeństwa chroni przedsiębiorstwo przed sytuacjami, których nie obejmuje podstawowa prognoza. Może to być opóźnienie dostawcy, awaria pojazdu, nagły wzrost sprzedaży albo większy udział nośników odrzuconych podczas kontroli.

Prosty sposób obliczenia bufora polega na określeniu liczby dodatkowych dni pracy:

Przy zużyciu 280 palet i buforze na dwa dni:

W takim przypadku punkt ponownego zamawiania wyniesie:

Gdy stan spadnie do tego poziomu, należy złożyć kolejne zamówienie. Punkty ponownego zamawiania powinny być zapisane w systemie, aby decyzja nie zależała wyłącznie od obserwacji pracownika.

Zapas buforowy można zwiększyć, gdy:

• dostawy często się opóźniają,
• popyt jest trudny do przewidzenia,
• klient składa duże zamówienia bez wcześniejszej zapowiedzi,
• palety muszą mieć określone certyfikaty,
• na rynku występuje ograniczona dostępność wybranego modelu.

Zbyt wysoki zapas bezpieczeństwa podnosi jednak koszty magazynowania palet. Bufor powinien wynikać z ryzyka, a nie z przypadkowo przyjętej wartości.

Ustal zapas operacyjny i maksymalny

Zapas operacyjny to liczba nośników wykorzystywanych w codziennych procesach: kompletacji, przepakowywaniu, produkcji i wysyłce. Powinien obejmować palety znajdujące się w magazynie oraz te, które zostały już przypisane do konkretnych zleceń.

Zapas maksymalny określa górną granicę, po której przekroczeniu kolejna dostawa zaczyna utrudniać pracę lub niepotrzebnie zwiększa koszty. Nie powinien być wyższy niż realna pojemność magazynu przeznaczona na nośniki.

Praktyczny model obejmuje więc trzy wielkości:

• minimalny zapas zabezpieczający okres oczekiwania,
• zapas bezpieczeństwa na zdarzenia nieplanowane,
• maksymalny poziom zapasu ograniczony przestrzenią i kosztami.

Zarządzanie zapasami wymaga regularnego porównywania tych wartości z bieżącym stanem. Jeżeli firma stale utrzymuje wyższy poziom zapasu niż planowany, może to oznaczać błędną prognozę, zbyt duże partie dostaw albo spadek sprzedaży.

Oblicz punkt ponownego zamawiania

Punkt ponownego zamawiania określa moment, w którym należy zlecić następną dostawę. Nie jest to to samo co minimalny zapas - zamówienie trzeba złożyć wcześniej, aby palety dotarły przed wyczerpaniem bufora.

Podstawowy wzór:

W naszym przykładzie:

• dzienne zużycie: 280 sztuk,
• czas dostawy: 4 dni,
• zapas bezpieczeństwa: 560 sztuk,
• punkt zamówienia: 1680 sztuk.

Punkty ponownego zamawiania można ustawić osobno dla każdego rodzaju palety. Standardowe modele mogą mieć krótki czas dostawy, natomiast konstrukcje wykonywane na indywidualne zamówienie wymagają wcześniejszego planowania.

System zarządzania paletami powinien ostrzegać, kiedy stany magazynowe zbliżają się do ustalonego poziomu. W prostszym modelu wystarczy regularnie aktualizowany arkusz, pod warunkiem że wszystkie wydania, zwroty i odrzuty są w nim zapisywane.

Sprawdź pojemność magazynu

Samo wyliczenie potrzebnej liczby palet nie wystarczy. Trzeba jeszcze sprawdzić, czy magazyn palet pomieści planowany zapas bez blokowania dróg transportowych, wyjść ewakuacyjnych i stref kompletacji.

Pojemność teoretyczna oznacza liczbę nośników, które dałoby się umieścić w całej dostępnej przestrzeni. Nie uwzględnia ona jednak przejść, odstępów, stref kontroli i ograniczeń bezpieczeństwa.

Znacznie ważniejsza jest pojemność operacyjna. Określa ona liczbę palet, które można przechowywać, zachowując możliwość bezpiecznego dostępu i sprawnej obsługi.

Przy obliczeniach należy uwzględnić:

• powierzchnię przeznaczoną na nośniki,
• dopuszczalną wysokość stosów,
• liczbę miejsc na regałach,
• szerokość dróg transportowych,
• strefę dla palet uszkodzonych,
• miejsce na kontrolę przyjęcia,
• dostęp do poszczególnych typów nośników.

Pojemność netto można obliczyć po odjęciu przestrzeni, której nie da się wykorzystać do składowania. Realna pojemność magazynu jest zwykle niższa niż wynikający z powierzchni wynik teoretyczny.

Audyt pojemności magazynu przed sezonem pozwala sprawdzić, czy planowana liczba palet nie zakłóci codziennej pracy.

Jak policzyć pojemność magazynu palet?

Załóżmy, że firma ma 40 wyznaczonych miejsc składowania. W każdym można bezpiecznie ustawić stos zawierający 20 nośników.

To pojemność teoretyczna strefy. Jeśli jednak pięć miejsc trzeba pozostawić na palety uszkodzone, kontrolę i rotację:

Pojemność operacyjna wynosi zatem około 700 sztuk. Jeżeli planowanie zapasów wskazuje potrzebę utrzymywania 1680 nośników, przedsiębiorstwo musi:

• zwiększyć częstotliwość dostaw,
• wyznaczyć dodatkowe miejsca składowania,
• wykorzystać regały wysokiego składowania,
• wynająć powierzchnię zewnętrzną,
• ograniczyć jednorazową wielkość zamówienia.

Zaplanuj dostawy w mniejszych partiach

Duże zamówienie złożone przed sezonem daje poczucie bezpieczeństwa, ale może niepotrzebnie blokować magazyn. Często lepszym rozwiązaniem jest harmonogram dostaw obejmujący kilka partii.

Planowanie dostaw powinno uwzględniać:

• prognozowane zużycie tygodniowe,
• pojemność operacyjną strefy palet,
• czas realizacji zamówienia,
• dni i godziny możliwego rozładunku,
• dostępność pracowników,
• koszt pojedynczego transportu.

Przykładowy harmonogram dostaw może zakładać uzupełnianie zapasów dwa razy w tygodniu. Pozwala to utrzymać odpowiedni poziom zapasów bez przeciążania magazynu.

Firma powinna uzgodnić harmonogram z wyprzedzeniem. W sezonie dostawca obsługuje również innych klientów, dlatego zamówienie złożone w ostatniej chwili może wiązać się z dłuższym terminem lub wyższym kosztem transportu palet.

Wybierając partnera, warto sprawdzić, czy dostawca palet może realizować cykliczne dostawy, a nie tylko pojedyncze zamówienie.

Just-In-Time - czy sprawdzi się w sezonie?

Model Just-In-Time zakłada ograniczenie zapasu i dostarczanie nośników możliwie blisko momentu ich wykorzystania. Pomaga zmniejszyć koszty magazynowania palet, ale wymaga przewidywalnego zużycia oraz bardzo terminowych dostaw.

Just-In-Time może działać, gdy:

• sprzedaż jest stabilna,
• dostawca znajduje się stosunkowo blisko,
• czas realizacji jest krótki,
• firma korzysta ze standardowych nośników,
• dostępna jest alternatywa na wypadek opóźnienia.

W szczycie sezonu całkowite oparcie się na Just-In-Time zwiększa ryzyko przestoju. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest połączenie częstych dostaw z niewielkim zapasem bezpieczeństwa.

Strategia zarządzania zapasami powinna wynikać z charakteru działalności. Firma prowadząca regularną produkcję może stosować inny model niż sklep internetowy, którego sprzedaż gwałtownie rośnie podczas kampanii promocyjnych.

Planowanie zapasu na pickingu

Planowanie zapasu na pickingu dotyczy nośników dostępnych bezpośrednio w strefie kompletacji. Nie wszystkie palety muszą znajdować się przy stanowiskach - część może pozostawać w zapasie głównym.

Strefa pickingu powinna posiadać liczbę nośników wystarczającą na kilka godzin lub jedną zmianę pracy. Zbyt mały zapas powoduje częste dowozy, a zbyt duży ogranicza przestrzeń potrzebną do kompletacji.

Planowanie zapasu na pickingu powinno uwzględniać:

• liczbę stanowisk,
• tempo kompletacji,
• rodzaje używanych nośników,
• częstotliwość uzupełniania,
• dostępne miejsca składowania,
• maksymalną bezpieczną wysokość stosu.

System zarządzania magazynem może automatycznie generować zadanie uzupełnienia, gdy liczba palet w strefie spadnie poniżej ustalonego poziomu. W mniejszych obiektach wystarczy wizualne oznaczenie wartości minimalnej.

Planowanie zapasu na pickingu powinno być zsynchronizowane z zapasem głównym. Uzupełnienie jednej strefy nie może powodować ukrytego braku w innej części magazynu.

Monitorowanie zapasów palet

Planowanie nie kończy się po złożeniu zamówienia. W sezonie potrzebna jest regularna kontrola stanów zapasów i porównywanie rzeczywistego zużycia z prognozą.

Monitorowanie zapasów palet powinno obejmować:

• liczbę nośników dostępnych,
• palety przypisane do zleceń,
• konstrukcje oczekujące na kontrolę,
• palety uszkodzone,
• nośniki przekazane odbiorcom,
• potwierdzone dostawy w drodze.

Systemy śledzenia palet mogą wykorzystywać kody kreskowe, QR, RFID albo inne identyfikatory. Pozwalają ustalić lokalizację palet i czas ich przebywania w poszczególnych strefach.

Śledzenie lokalizacji palet pomaga również wykryć, gdzie najczęściej powstają straty. Jeżeli nośniki długo pozostają w strefie wysyłki albo nie wracają od określonego odbiorcy, zarządzanie zapasami wymaga odpowiedniej korekty.

Dane powinny być dostępne w czasie rzeczywistym albo aktualizowane wystarczająco często, by umożliwiały podjęcie decyzji przed wyczerpaniem zapasu.

System zarządzania paletami

System zarządzania paletami może być oddzielnym narzędziem albo częścią systemu WMS. Najważniejsze, aby obejmował wszystkie przyjęcia, wydania, zwroty, naprawy i wycofania.

Przydatne funkcje to:

• bieżące stany magazynowe,
• punkty ponownego zamawiania,
• historia ruchu nośnika,
• alerty o niskim poziomie,
• rejestr uszkodzeń,
• harmonogram dostaw,
• raporty rotacji i strat.

System obsługi palet ułatwia powiązanie poziomu zapasów z liczbą zamówień oraz planem produkcji. Dzięki temu dział zakupów nie opiera decyzji na szacunkach przesyłanych telefonicznie przez magazyn.

Automatyzacja magazynów zwiększa znaczenie dokładnych danych. Przenośniki, automatyczna paletyzacja i autonomiczne roboty mobilne (AMR) potrzebują nośników o odpowiednich wymiarach i stanie technicznym. W takich obiektach sama liczba palet nie wystarcza - ważna jest również ich kompatybilność z urządzeniami.

Klasyfikacja ABC/XYZ w zarządzaniu paletami

Klasyfikacje ABC/XYZ są najczęściej stosowane w zarządzaniu zapasami produktów, ale można wykorzystać je również przy nośnikach.

Połączenie obu metod pomaga określić strategie zapasu. Palety AX wymagają stałego monitorowania i wysokiej dostępności, natomiast modele CZ można zamawiać dopiero po pojawieniu się konkretnego zlecenia.

Wymiana i pooling palet

Jeżeli firma uczestniczy w systemie wymiany, nie każda wysłana paleta oznacza trwałe zmniejszenie zapasu. Trzeba jednak uwzględnić czas powrotu nośników oraz możliwość otrzymania egzemplarzy w gorszym stanie.

Wymiana palet wymaga ewidencji:

• liczby wydanych nośników,
• należnych zwrotów,
• terminów rozliczenia,
• stanu otrzymanych konstrukcji,
• różnic pomiędzy kontrahentami.

Pooling palet może ograniczyć potrzebę zakupu własnych nośników, ale wiąże się z opłatami i zasadami operatora. Model powinien zostać porównany z kosztami posiadania, naprawy i magazynowania własnego zapasu.

Więcej informacji o organizacji takiego obiegu zawiera artykuł wyjaśniający zasady poolingu palet.

Co zrobić z nadwyżką po sezonie?

Planowanie zapasów powinno obejmować również okres po spadku sprzedaży. Nadmierna liczba palet pozostawiona w magazynie zajmuje przestrzeń i generuje koszty.

Po sezonie należy:

Skup palet może usprawnić zarządzanie magazynem i pozwolić odzyskać część wartości niewykorzystywanych nośników. Korzyści tego rozwiązania przedstawiamy w artykule o tym, jak skup palet wpływa na logistykę firmy.

Uszkodzone konstrukcje nie powinny pozostawać w jednym stosie z paletami gotowymi do użycia. Należy zakwalifikować je do naprawy albo dalszego zagospodarowania.

Najczęstsze błędy w planowaniu

Harmonogram przygotowań przed sezonem